La empresa d-side S.A.S. (el Responsable, Compañía, o d-side) domiciliada en la ciudad de Santiago de Cali (Valle), ubicada en la dirección Calle 22 Norte Nro. 6 N – 42, Oficina 503 Edificio Granada Central de la ciudad de Cali y teléfono: 396- 2540; dando cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Constitución Política de Colombia, la Jurisprudencia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (Marco Jurídico Aplicable), pone en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales, cuya administración reside en d-side S.A.S.-, la política de tratamiento de la información (la Política), encaminada a la regulació para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos que le sean suministrados a ésta, dentro del desarrollo de las actividades relacionadas de manera directa o indirecta con la ejecución de su objeto social.

Por lo tanto, el propósito del presente documento no es otro a determinar el marco sustancial y procedimental, que rige la administración sobre los datos de carácter personal, suministrados de manera física o digital al Responsable, garantizando de manera plena y efectiva, todos y cada uno de los derechos sobre el tratamiento de la información que se reconocen en Colombia.
Este instrumento se ha puesto en conocimiento de los diferentes organismos de administración social y a cada uno de los empleados de d-side S.A.S.-, teniendo así pleno conocimiento de las condiciones establecidas dentro de la Política.

1. MARCO CONCEPTUAL:

Los conceptos 1 brindados a cada una de las expresiones aquí citadas, comprenderán para efectos de determinar su alcance, el significado literal que aquí se expresa o el que la Ley vigente, la Jurisprudencia o la fuente aplicable reconozca, a partir de que se produzca un cambio derogatorio dentro del marco jurídico aplicable.

a) Autorización Para Tratamiento de Datos Personales: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de 1 Ley 1582 del 17 de octubre de 2012, medio de publicación: Diario Oficial 48587 de octubre 18 de 2012 y Decreto Único Reglamentario 1074 del 26 de mayo de 2015, medio de publicación: Diario Oficial No. 499523 del 26 de mayo de 2015.
acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato público. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva
f) Datos sensibles. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual, y los datos biométricos.
g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
h) Proceso de Selección: Trámite adelantado por el Responsable, para el estudio de los candidatos que se presentan a ocupar las vacantes u oportunidades laborales que brinda la Compañía. Se entiende que se ingresa al proceso de selección a partir de que el Responsable preselecciona y contacta a los candidatos que se presentan.
i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
k) Transferencia. La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
l) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
m) Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la ealización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

2. PRINCIPIOS

La Compañía, procederá para efectos de ejecutar su objeto social, a disponer de los datos personales que le son suministrados, teniendo así la carga de reconocer los principios y reglas determinadas por la Ley, para la salvaguarda de los Derechos que residen sobre los Titulares de la información. Los principios [1] aplicables y reconocidos por la Política, son:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

3. Determinación del tratamiento de datos personales:

La información obtenida y suministrada a d-side S.A.S, a través de sus organismos de administración, empleados, colaboradores, prestadores de servicios y cualesquiera otro relacionado con la Compañía, la cual cumpla el carácter para su reconocimiento como dato personal, será debidamente recolectada, clasificada, almacenada con la protección requerida conforme al grado de sensibilidad que le corresponda, organizada, usada, circulada, transmitida, transferida, actualizada, rectificada, suprimida, eliminada y gestionada, reconociendo conforme al efecto que se requiera, la normativa aplicable y las condiciones estipuladas en el presente instrumento.

4. Finalidades del Tratamiento de datos personales:

La información obtenida y suministrada a d-side S.A.S, a través de sus organismos de administración, empleados, colaboradores, prestadores de servicios o cualquier otro relacionado con la Compañía, la cual cumpla el carácter para su reconocimiento como dato personal, contará con una o varias de las finalidades que se establecen a continuación:

a) Tratamiento de       datos             personales   candidatos, empleados   y desvinculados:

La Compañía contará para la administración de los datos personales suministrados, dentro de los procesos de selección, durante y después de la relación laboral; con diferentes bases de información, las cuales permitirán impartir diferentes condiciones de uso al responsable para la debida preservación del contenido que en éstas se relaciona.

  • Candidatos (Procesos de Selección):

La Compañía, procederá a informar a los candidatos las condiciones que aquí se determinan para la administración de la información que le sea por estos suministrada y que cumpla con el carácter de datos personales.

Los datos personales que le sean suministrados a d-side S.A.S.-, para el proceso de selección, se encontrará restringida al estudio de la candidatura o futuras oportunidades laborales en la Compañía, encontrándose sobre esto, plenamente restringida la utilización de la información para una causa diferente a la que aquí se anuncia.

Con el ánimo de garantizar el cumplimiento de lo antedicho, d-side S.A.S.-, contará con un documento digital, cuya clave de acceso únicamente dispondrá el Gerente General de la Compañía y la persona encargada de la administración del Recurso Humano. En éste, se relacionarán los datos personales de cada uno de los candidatos que se hagan parte del proceso de selección.

  • Empleados:

La Compañía contará para la administración de los datos personales de sus empleados, con un documento digital bajo el cual se procederá a relacionar con su nombre a cada una de las personas que cuentan con un vínculo laboral vigente, actualizando la información conforme le sea suministrada por el empleado en calidad de Titular de la información. La finalidad de preservar dicha información, no es otra a permitir la debida administración del recurso humano con que cuenta la Compañía.

El acceso a la información que aquí se contiene, por parte de personas diferente al personal encargado de la administración del personal de dside S.A.S.-, se encuentra expresamente prohibido, permitiéndose únicamente la transmisión de datos a partir de que se autorice por el titular de la información de manera expresa y escrita o medie orden emitida por una autoridad competente para tales efectos (mandamiento de carácter judicial), sobre lo cual el Responsable estudiará el alcance de la solicitud que se eleve y procederá a dar respuesta en los términos que corresponda.

Respecto a lo anterior se resalta que en todo caso, d-side S.A.S. solicitará autorización del Titular para la transferencia y/o cesión de datos personales de los colaboradores a terceros, únicamente con el fin de realizar actividades relativas a la administración del recurso humano de la Compañía o actos encaminados a la ejecución del objeto social; razón por la cual dentro del contrato laboral se estipulará una autorización por parte del titular, bajo la cual se conceda el Derecho a disponer de dichas facultades.

En igual forma, la Compañía únicamente podrá acceder a información de carácter sensible de sus colaboradores, a  partir de que se suscriba una autorización expresa para tales efectos por parte del Titular, obligándose ésta a suministrar de manera previa la información correspondiente a la identificación y explicación sobre la información que contempla dicha calidad.

–    Empleados desvinculados de la Compañía.

Una vez culminada la prestación de los servicios vinculados a través de un contrato laboral, sin importar si fuese a término fijo o indefinido, dside S.A.S.-, procederá a archivar la información en una carpeta digital y/o física (documentos con limitaciones para su digitalización), a las cuales se les suministrará un código de seguridad para su acceso y/o bajo llave, preservando los datos personales del empleado antes, durante y  hasta la finalización de su contrato, con el objeto de:

  • Garantizar la información requerida para atender solicitudes por parte de autoridades del orden municipal, departamental y/o nacional, en todas las jurisdicciones.
  • Atender solicitudes de certificaciones que se requieran por parte del ex-empleado o quien actúe en legítimo interés (legítimo interés que deberá ser soportado según sea el caso).
  • Informes y determinación de políticas de contratación por parte encargados de la administración del recurso humano de la Compañía.

b) Tratamiento de datos accionistas.

  • Ejercicio de los deberes y derechos de quien ostenta la calidad de accionista.
    • Convocatoria a los eventos requeridos para la administración de la Compañía, por ser la Asamblea el máximo órgano de control de la sociedad.
    • Certificaciones e información en general requerida por el accionista en sus  compromisos y obligaciones de orden particular.

c) Tratamiento de datos para los clientes de la Compañía.

Con el ánimo de propender por el correcto desarrollo del objeto social, dside S.A.S.-, ha procedido a la compilación de los datos que le han sido suministrados por parte de los clientes y los que han surgido a partir de los servicios, bajo un listado digital con acceso limitado, cuya finalidad consiste en atender los compromisos contractuales, ofertar sus servicios bajo actividades de mercadeo propias de la Compañía y brindar en general, el acompañamiento que se requiera por parte del cliente.

La información que ha sido suministrada permite en igual forma a d-side S.A.S.-, adelantar conforme a las normas tributarias los procesos de facturación para el reconocimiento de honorarios y pago de la prestación de sus servicios, publicitar de manera constante los descuentos, promociones y nuevos servicios, analizar a través de los planes de mercadeo los perfiles de los clientes para la presentación de futuras ofertas comerciales de la Compañía y remitir solicitudes de información y encuestas que permitan identificar la satisfacción del cliente respecto del servicio que le ha sido brindado por parte de d-side S.A.S.

Los datos que se brinden a la Compañía, se encuentran bajo el manejo de la Dirección de Mercadeo, la cual velará de manera interna por el debido respeto de la información compilada, a través del ejercicio de las actividades de orden comercial y vinculación de clientes.

d) Tratamiento de datos Proveedores.

La Compañía cuenta con un sistema de registro de Proveedores, bajo la cual ha constituido una base de datos de carácter digital bajo la cual, posibilita la identificación y acceso de cada uno de los servicios y bienes que se requieren adquirir para el desarrollo del objeto social de d-side S.A.S. Así, se ha determinado que la finalidad de esta información, no es otra diferente a permitir el envío de las órdenes de compra y/o solicitud de servicios,  obtener el oportuno y eficaz cumplimiento de los compromisos contractuales, cancelando en debida forma y conforme requiera el proveedor de los bienes y servicios que le han sido brindados a la Compañía y finalmente, se posibilite a d-side S.A.S.-, la elaboración de  investigación de los productos adquiridos, posibilitando la valoración por el cumplimiento y desempeño brindado por parte del proveedor durante la vigencia de la relación contractual.

5. Tratamiento de datos sensibles.

La Compañía dispondrá de los datos sensibles de sus empleados, materializados en videos, fotografía y huellas dactilares, únicamente con el objeto de realizar una debida administración del recurso humano de d-side S.A.S. al interior de la misma. Así mismo la información referente al estado de salud del personal, se adquirirá con el objeto de atender la reglamentación vigente referente a los programas de seguridad y salud en el trabajo. El suministro de la información aquí referenciada se sujetará a las siguientes condiciones:

  1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
  3. En todo caso, ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles. 

La Compañía únicamente podrá abstenerse de dar trámite a la obtención de la autorización previa para el suministro de la información, en los siguientes casos:

  1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
  3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
  4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
  5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titular

En razón al desarrollo de su objeto social, la Compañía dispondrá en igual forma de material contentivo de grabaciones, videos y fotografía, sobre personas que se desempeñan bajo el rol de actores o imágenes representativas para la creación de material publicitario, sobre lo cual se compromete a realizar la validación previa para adquirir el consentimiento de quien ha brindado sus datos para la explotación publicitaria de su imagen.

Cuando se trate de datos personales brindados por terceros, en el caso anteriormente citado, se validará de manera previa por d-side S.A.S. el alcance de la autorización brindada por parte del Titular de los derechos, estableciendo si se faculta o no la extensión de la disposición sobre el material, so pena de rehusar su utilización.

6. Tratamiento de datos de menores de edad.

La información recopilada y contentiva de datos suministrados por vinculación con menores de edad, deberá ser adquirida con la previa autorización o consentimiento expreso brindado por el padre o representante legal del menor, quien sea mayor de edad y capaz ante la Ley, para lo cual d-side S.A.S. se reserva el derecho de solicitar los documentos bajo los cuales se soporte la calidad en que se actúa.

En todo caso, la Compañía se abstendrá de recopilar información sobre menores de edad que vaya en contravía de los siguientes presupuestos de orden legal:

  1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

El objeto de posibilitar el tratamiento de datos de esta naturaleza, no será diferente a:

  • Determinar los vínculos filiales y de parentesco que se tengan por parte de los candidatos a oportunidades laborales de la Compañía.
    • Tramitación y cumplimiento de las condiciones laborales vigentes en Colombia, referentes a la vinculación al régimen de Seguridad Social, pago de parafiscales, caja de compensación o cualquier otra medida referente o derivada de manera connatural del contrato de trabajo suscrito por el empleado con la Compañía.
    • Realizar actividades del orden laboral que vinculen los hijos o familiares del trabajador.
    • Tener conocimiento del nacimiento de los hijos del trabajador.
    • Ejecución y acompañamiento a campañas publicitarias que contengan y dispongan de la imagen fotográfica o en video del menor, para lo cual se obtendrá en igual forma de la plena y expresa aquiescencia directa o indirecta respecto de d-side S.A.S. brindada por el padre o representante del menor, adquirida previa e inequívocamente para la utilización del material. Cuando se trate de autorización indirecta o a terceros se velará por la revisión de la autorización adquirida para la extensión de la disposición sobre el material que se brinda para efectos publicitarios.

7. Consentimiento para el tratamiento de datos personales.

La Compañía reconoce que el consentimiento del titular es un requisito sin el cual no es posible acceder y proceder por su parte al tratamiento o administración de las bases contentivas de la información o datos personales referenciadas en el acápite anterior. El consentimiento para estos efectos, deberá ser brindado a d-side S.A.S. de manera previa al acceso y compilación de la información, quedando de tal acto constancia física o digital que evidencie a futuro la aceptación inequívoca brindada por el titular. 

En ningún momento se configurará para efectos de dejar evidencia de la aceptación, el silencio del Titular como aceptación de las condiciones brindadas para el tratamiento de datos por parte del Responsable.

En ese sentido, la Compañía procederá a poner a disposición del titular, un documento que hará las veces de consentimiento informado o cláusula para el acceso y tratamiento de la información que le sea suministrada a d-side S.A.S.-, a fin de establecer entre las partes, el objeto y modalidad de tratamiento que será aplicado a los datos personales que le sean aportados a la Compañía, la individualización e identificación de d-side S.A.S. en calidad de responsable de la información que permita al titular tener conocimiento de los lugares de contacto de ésta, los derechos del titular de la información y la debida determinación que refiera lo concerniente a que será facultativo en todo caso por el responsable, la autorización para la el tratamiento de datos sensibles o de niños y adolescentes.

Se establece mediante el instrumento aquí publicado, que la falta de autorización previa y expresa, brindada por parte de quien acredite ostentar legítima e inequívocamente la calidad de titular, dará lugar a que d-side S.A.S.-, proceda a no ejecutar ningún tipo de actuación referente al tratamiento de datos personales, exceptuando los eventos taxativamente aquí estipulados y en los cuales se considerará que no se requerirá la aquiescencia del titular de la información:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b)  Datos de naturaleza pública.

  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8. Derechos del Titular de los datos personales.

La Compañía se compromete a velar por la plena garantía y efectividad de los Derechos consagrados en el marco legal aplicable sobre la materia, los cuales se identifican en los siguientes términos: 

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o

Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  • Tener acceso al presente instrumento o política para el tratamiento de los datos personales.
  • Conocer de manera previa los ajustes y modificaciones que puedan ser efectuados sobre la política de tratamiento de datos personales de la Compañía.

9. Proceso para el ejercicio de los derechos del Titular de los datos personales.

Para el ejercicio de los derechos sobre la información, los titulares o sus causahabientes, contarán con la facultad de consultar las bases de datos que reposan en la Compañía, allegando la petición a través del correo electrónico juan.pduque@d-side.co o comunicándose  de manera telefónica al número celular 312-8607573. Para efectos de realizar la solicitud por escrito físico, d-side S.A.S., pone a disposición su domicilio para recibo de las comunicaciones en la Calle 22 Norte No. 6N-42 Oficina 503 Edificio Granada Central de la ciudad de Cali.

El solicitante deberá para efectos de recibir la información, evidenciar en su petición que ostenta la calidad de Titular, valiéndose de los soportes que lo identifiquen como tal.  Para los casos en que se actúe por interpuesta persona, se deberá contar con el soporte que demuestre la calidad de representación respecto del Titular de la información solicitada so pena de tenerse por presentado el requerimiento.

La Compañía se reserva para efectos de atender los requerimientos sobre la materia aquí referenciada, un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que se reciba la petición. En caso que no poder brindar respuesta de manera satisfactoria, se comunicarán por el medio más expedito al peticionario las razones que impiden la debida respuesta,  contando d-side S.A.S. con un término adicional de cinco (5) días hábiles para la atención de la solicitud.

10. Atención de Reclamos.

El Titular, los causahabientes, representantes, podrán formular sus reclamación en lo que refiere a los datos personales tratados por la Compañía, en lo que corresponde a la corrección, actualización o supresión, a través del correo electrónico juan.pduque@d-side.co o comunicándose  de manera telefónica al número celular 312-8607573. Para efectos de realizar la solicitud por escrito físico, d-side S.A.S., pone a disposición su domicilio para recibo de las reclamaciones en la Calle 22 Norte No. 6N-42 Oficina 503 Edificio Granada Central de la ciudad de Cali.

También será posible radicar reclamaciones por parte del Titular, los causahabientes, representantes en dicho número de teléfono celular, correo electrónico o domicilio de notificaciones en los casos que se trate de un incumplimiento al marco legal vigente en materia de protección de datos.

Conforme a la Ley 1581 de 2012, el trámite de la reclamación a nivel interno se surtirá en los siguientes términos:

10.1 El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento (d-side S.A.S.), con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

  1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. Supresión de datos.

Para efectos de la supresión de datos, el Titular cuenta con el derecho de solicitar a d-side S.A.S., la supresión de sus datos personales en los siguientes casos:

  1. Cuando el tratamiento brindado por parte de la Compañía no es acorde a los principios, deberes y/o obligaciones plasmadas en la Ley 1581 de 2012 y el presente libelo.
    1. No exista necesidad o pertinencia alguna respecto al objeto de la recolección inicial efectuada por parte de la Compañía.
    1. Cumplimiento del periodo de tiempo necesario para el cumplimiento de la finalidad inicial para su recolección.

Una vez revisada la solicitud la Compañía procederá para efectos de la supresión a eliminar total o parcialmente la información personal del Titular, acorde con la solicitud elevada por aquel, no quedando datos de carácter personal dentro de los registros de d-side S.A.S.

La Compañía se reserva el  derecho a denegar la supresión de los datos personales en los siguientes casos:

  1. Ante la existencia de un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de d-side S.A.S.-, se tonará improcedente la solicitud realizada por parte del Titular.
    1. La solicitud de eliminación que obstaculice el acceso por parte de los entes judiciales y/o administrativos a la información, referente a obligaciones de carácter fiscal, delictual o sancionatoria en vía administrativa.
      1. La información se requiera para la protección de los intereses jurídicamente tutelados del Titular, a efectos de ejercer una acción del interés público o cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

12. Revocatoria del Consentimiento.

El Titular cuenta con la facultad de revocar el consentimiento para el tratamiento de la información suministrada a d-side S.A.S.-, para lo cual deberá ejercer su Derecho a través del procedimiento reseñado en la cláusula de reclamaciones de la política. La Compañía, para tales efectos se reserva la facultad de realizar una revisión previa del marco legal de cara a acceder a la revocatoria solicitada.

13. Seguridad de la información.

La Compañía declara dentro del presente medio, que ha tomado y tomará todas las medidas de seguridad técnicas ya sean físicas o informáticas, las cuales sean necesarias dependiendo la forma de compilación de la información, para evitar el acceso por parte de terceros a los datos que se encuentran bajo su custodia. Las anteriores medidas tienen la finalidad de restringir cualquier uso fraudulento, pérdida de datos o acceso no autorizado respecto de la información compilada, por parte de terceros diferentes al Titular, representantes o sus causahabientes.

14. Vigencia

La presente política de tratamiento de bases de datos tendrá vigencia a partir del día 02 de enero de 2018 y se darán a conocer a los interesados, haciendo uso del medio más expedito para tales efectos. Las modificaciones serán publicadas en un anuncio suficiente para su publicidad a través de la página de internet www.dside.co.  El consentimiento para efectos del tratamiento de datos se entiende otorgado y vigente respecto de la Compañía durante el término de la relación comercial, contractual o durante el desarrollo del objeto social de la misma, salvo estipulación contractual o legal en contrario.